Переводчик
Работник подает заявление о назначении трудовой пенсии по возрасту через работодателя (ч. 1 п. 5 Инструкции о порядке обращения за пенсией). Как правило, подготовкой необходимых для этого документов занимается кадровик. Шаг за шагом определим последовательность его действий: от отбора работников, у которых скоро появится право на пенсию, до отметки о назначении работнику пенсии.
Шаг 1. Отбираем работников, у которых скоро появится право на пенсию
Право на трудовую пенсию по возрасту на общих основаниях возникает у работника при соблюдении следующих условий (абз. 2 ч. 1 ст. 5, ст. 11 Закона о пенсионном обеспечении):
- достижение общеустановленного пенсионного возраста (для мужчин - 63 года, для женщин - 58 лет);
- наличие стажа определенной продолжительности:
страхового (в 2024 г. - 19 лет 6 месяцев, с 2025 г. и далее - 20 лет);
общего трудового стажа (25 лет - для мужчин, 20 лет - для женщин).
Периоды деятельности, которые засчитываются в стаж работы для исчисления пенсии, отражены на схеме 1.
Схема 1
--------------------------------
<1> Период ухода за ребенком или инвалидом засчитывается в стаж работы одному из родителей или трудоспособных лиц, осуществлявших уход (п. в), г), д) ч. 2 ст. 51 Закона о пенсионном обеспечении).
Обязанность по оформлению документов, необходимых для назначения пенсии, возложена на работодателя. Документы нужно подавать в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите (далее - орган по труду) (ч. 1, 2 ст. 75 Закона о пенсионном обеспечении). Работодатель несет перед пенсионером материальную ответственность за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения пенсии (ч. 2 ст. 76 Закона о пенсионном обеспечении).
Чтобы не пропустить работников, у которых скоро появится право на пенсию, во многих организациях используют специальные программы. В них можно настроить оповещения о достижении работником пенсионного возраста за определенный период, например за 6 - 9 месяцев.
Кадровик также может вручную составлять списки работников, уходящих на пенсию. Чтобы выявить таких работников, рекомендуем просмотреть трудовые книжки всех работников, гражданско-правовые договоры, личные карточки, если их ведут в организации. Список на следующий год лучше составлять в начале предыдущего года, чтобы было достаточно времени для оформления пенсии лицам, которые приобретают на нее право в январе. Например, в январе 2025 г. составить список работников, которые достигнут пенсионного возраста в 2026 г.
Шаг 2. Сообщаем работнику о приобретении права на пенсию и порядке обращения за ее назначением
Ранее была закреплена обязанность работодателя извещать работника о порядке обращения за пенсией за 1 месяц до достижения им пенсионного возраста и приобретения права на пенсию (п. 31 приказа N 44).
В настоящее время такая обязанность работодателя в законодательстве не зафиксирована. Однако с учетом того, что за несвоевременное оформление пенсии он может быть привлечен к ответственности, сообщить работнику о приобретении права на пенсию все равно нужно. Это можно сделать как письменно, так и устно. Срок данного уведомления определяет работодатель.
Если речь идет об устном сообщении, то работника следует пригласить на беседу. Рассказать о том, в какие сроки он приобретает право на пенсию, разъяснить процедуру ее оформления, а также выяснить, намерен ли работник уйти на пенсию.
В письменном уведомлении рекомендуем указать срок, в который работник должен написать заявление о назначении пенсии, а также описать действия работодателя по оформлению документов.
Шаг 3. Выясняем, где работал работник
По сути, обязанность работодателя оформлять документы для назначения пенсии возникает после подачи работником заявления. Однако, чтобы не пропустить срок направления документов для назначения пенсии, лучше начать сбор документов заранее.
Для этого нужно получить информацию о периодах работы и заработке работника.
Целесообразно в первую очередь изучить трудовую книжку работника. В нее вносятся сведения о работе по трудовым договорам.
Кроме работы по трудовым договорам, в стаж работы, в частности, включаются (ст. 51, ч. 1 ст. 57 Закона о пенсионном обеспечении, п. 2 Положения N 777):
- периоды работы по гражданско-правовым договорам;
- периоды иной деятельности, если в эти периоды производилась уплата обязательных страховых взносов в ФСЗН;
- периоды, за которые назначались пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам лицам, подлежащим государственному социальному страхованию.
Эти сведения в трудовой книжке не отражаются, поэтому данную информацию следует уточнить у самого работника (абз. 2 п. 11 Инструкции о трудовых книжках).
Для того чтобы направить прежнему работодателю запрос, нужно найти о нем актуальную информацию: адрес, наименование, телефон и т.д. Получить информацию о прежнем работодателе можно:
- у работника. Есть вероятность, что у него сохранились документы, на которых отмечен УНП, адрес или телефон организации;
- в интернете (например, на сайте организации);
- в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГР).
Если известны УНП или наименование организации, можно воспользоваться сведениями, размещенными на веб-портале ЕГР в открытом доступе (раздел "Проверить статус субъекта хозяйствования" https://egr.gov.by/egrn/index.jsp?content=Find). Например, можно узнать историю изменения наименования организации, получить информацию о ее ликвидации и т.д. (ч. 3 п. 40 Инструкции о ведении ЕГР).
Если не получилось найти организацию по известному наименованию, а УНП не известен, можно сделать запрос на получение информации по конкретному работодателю в разделе "Запросить информацию из ЕГР" (https://egr.gov.by/egrn/index.jsp?content=eJurRequestInfo). Это может сделать как работник, так и его нынешний работодатель;
- в архиве. Запрос в архив делают, если в ЕГР отмечено, что организация ликвидирована (ч. 5 ст. 12, ч. 6 ст. 19 Закона об архивном деле и делопроизводстве).
Если не удастся найти информацию в указанных выше источниках, рекомендуем обратиться за консультацией к специалистам органа по труду по месту оформления пенсии.
Обратите внимание!
Собирать документы о периодах работы и заработке после 01.01.2003 не нужно. Эти сведения подтверждаются выпиской из индивидуального лицевого счета (ВИЛС). ВИЛС запрашивает в ФСЗН орган по труду, в который подано заявление о назначении пенсии (п. 23 Положения N 777, ч. 2, 4 письма N 06-01/1513).
Шаг 4. Готовим запросы
После того как найдена необходимая информация о прежних работодателях (их правопреемниках в случае реорганизации), нужно подготовить запросы для получения сведений о стаже и заработке, не подтвержденных ВИЛС.
Форма запроса законодательством не установлена. Поэтому его составляют в произвольной форме, а содержание запроса зависит от его цели. Рекомендуем указывать в нем следующую информацию:
- сведения о работнике, которые помогут его идентифицировать. В частности, Ф.И.О., период его работы у данного работодателя, должность/профессию;
- сведения о работодателе - при обращении в архив или к правопреемнику;
- перечень справок, которые запрашивают для оформления пенсии. Чаще всего на практике запрашивают справки о периоде работы (стаже) по форме; о заработке по форме; о переименовании, реорганизации, правопреемстве; о периоде отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет.
Примечание
Если трудовая книжка утеряна или в ней содержатся неправильные и неточные сведения или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются справки и другие документы, содержащие сведения о периодах работы. Прежние работодатели выдают их на основании приказов, лицевых счетов, ведомостей на выдачу зарплаты и иных документальных данных (п. 8 Положения N 777).
Шаг 5. Принимаем заявление работника
Обращение за пенсией невозможно без заявления работника о назначении пенсии (п. 3 Инструкции о порядке обращения за пенсией). Заявление нужно составлять в адрес органа по труду по установленной форме.
Работодателю целесообразно зафиксировать дату подачи работником заявления путем его регистрации. От этой даты отсчитывается срок подачи формы ПУ-3 и направления документов о назначении пенсии.
Примечание
На практике, как правило, работники пишут заявление незадолго до наступления пенсионного возраста. К этому моменту почти весь пакет необходимых документов уже готов.
Шаг 6. Передаем информацию для подачи формы ПУ-3
В течение 5 рабочих дней со дня подачи работником работодателю заявления о назначении пенсии нужно подать в ФСЗН форму ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) (ч. 6 п. 16 Правил N 837). Поэтому сразу после приема заявления от работника кадровику следует передать информацию в бухгалтерию.
Шаг 7. Оформляем документы
Начать подготовку документов для назначения пенсии целесообразно сразу после того, как получены запросы от предыдущих работодателей. В течение 10 дней со дня поступления от работника заявления нужно завершить оформление документов и передать их в орган по труду (ч. 2 ст. 75 Закона о пенсионном обеспечении).
Кроме заявления о назначении пенсии, нужно будет оформить для передачи следующие документы (приложение 2 к Инструкции о порядке обращения за пенсией):
- документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, а для работающих граждан - представление работодателя;
- другие документы, подтверждающие периоды работы и иной социальной значимой деятельности, засчитываемые в стаж для исчисления пенсии (военная служба, обучение, время ухода и отпуска за детьми до достижения ими 3-летнего возраста и т.д.);
- справки о заработной плате (за периоды до 01.01.2003);
- другие документы, необходимые для подтверждения дополнительных обстоятельств (об изменении фамилии, переименовании организации и др.) или права на льготы (для установления надбавки, повышения к пенсии).
Шаг 8. Готовим представление
Наряду с другими документами в 10-дневный срок со дня подачи работником заявления нужно оформить и передать в орган по труду представление к назначению пенсии по установленной форме (ч. 2 ст. 75 Закона о пенсионном обеспечении).
В представлении к назначению трудовой пенсии указывают (приложение 3 к Инструкции о порядке обращения за пенсией):
- общие сведения о работодателе и работнике;
- вид пенсии: трудовая пенсия по возрасту;
- стаж работы по трудовой книжке и по другим документам.
- продолжительность всего стажа;
- отметку, продолжает ли работник работать на дату заполнения представления, и т.д.
Работника необходимо под подпись ознакомить с заполненным представлением. Работодатель также подписывает представление.
Шаг 9. Подаем документы в орган по труду
Представление, заявление и остальные документы кадровик подает в орган по труду по месту жительства работника, подтвержденному регистрацией (ч. 2 ст. 75 Закона о пенсионном обеспечении, п. 3, ч. 1 п. 4 Инструкции о порядке обращения за пенсией).
Документы можно отправить по почте. В таком случае подпись работника на заявлении и приложенные к нему копии документов, кроме копии документа, удостоверяющего личность, нужно удостоверить у нотариуса (ч. 2 п. 4 Инструкции о порядке обращения за пенсией).
Обратите внимание!
C 01.01.2025 за назначением пенсии можно обращаться заранее - в течение 1 месяца до возникновения права на нее (ч. 1 п. 4 Указа о соцподдержке).
От чего зависят сроки назначения пенсии, отражено на схеме 2.
Схема 2
--------------------------------
<2> День обращения за пенсией - день приема заявления о назначении пенсии и всех необходимых документов органом по труду. Если заявление пересылают по почте и при этом прилагают все необходимые документы, то днем обращения за пенсией считается дата, указанная на календарном штемпеле места их отправления (ч. 2, 3 ст. 80 Закона о пенсионном обеспечении).
Орган по труду рассматривает заявление о назначении пенсии и документы, приложенные к нему, в течение 10 дней со дня их приема (ч. 1 ст. 78 Закона о пенсионном обеспечении).
Если каких-то документов не хватает, то работодатель должен их представить в орган по труду в течение 1 месяца. Каких документов не хватает, специалист органа по труду отметит в расписке-уведомлении (абз. 7, 8 п. 12 Инструкции о порядке обращения за пенсией).